隨著知識電子化時代的不斷發(fā)展，人們對文檔知識管理的需求，越來越強烈。企業(yè)或組織對其重要的累積資產——文檔資料（如項目文檔、檔案、電子文件、合同、ISO 9000質量控制文件等）統(tǒng)一管理，越來越多的企業(yè)認識到這一需求的迫切性。

1、圖文檔管理需求

文檔管理即實現(xiàn)對質量的管理、知識的管理與技術的沉淀，是企業(yè)數(shù)字化管理基礎的重要一部分。大家早期對于文檔的電子化管理認知主要關注保障數(shù)據(jù)安全以及辦公便捷兩方面，所以企業(yè)選擇上加密和OA系統(tǒng)的不在少數(shù)，但這樣就能解決文檔管理的問題嗎？

大家發(fā)現(xiàn)工作中仍有很多問題存在，例如審批過程中流程和流程文件依舊是兩張皮，審核完成，電子檔文件沒有任何受控的標記，輕易就可以被覆蓋和篡改；當前文件的版本準確性和更新依舊靠人為控制，導致工作的有效性依舊主要受人影響；在處理文檔的管理上凸顯出不夠專業(yè)，沒有對文件的整個生命周期進行有效的掌控。

2、什么是圖文檔管理系統(tǒng)

圖文檔管理系統(tǒng)則是針對圖紙文檔進行有效管控的系統(tǒng)，它首先解決的是對文檔集中管理并安全共享，幫助企業(yè)有效的沉淀企業(yè)技術和知識財富；其次，保障文件的唯一性、版本的準確性和可追溯性，做到文件共享的準確有效，衍變過程可追溯和可逆，提升產品質量；然后，對工作中需要審批的文件與過程相關聯(lián)，確保輸出文檔的有效性并實現(xiàn)無紙化辦公；再次，對企業(yè)的文檔管理實現(xiàn)規(guī)范化運維，幫助企業(yè)建立規(guī)范化管理機制。

三品軟件是中國信息化領域自主知識產權軟件優(yōu)秀代表和知名品牌，是中國先進的EDM/PDM/PLM提供商。三品圖文檔管理系統(tǒng)（三品EDM）是在三品軟件總結并濃縮多年制造業(yè)解決方案的基礎上形成的一套簡單易用、部署方便、快速見效的技術數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，通過成熟的解決方案解決用戶基礎也是迫切的圖文檔管理問題。

三品EDM（Enterprise Data Management & Collaborative System 企業(yè)圖文檔協(xié)同管理系統(tǒng)）是企業(yè)先進的圖文檔管理及協(xié)同辦公平臺，強大的系統(tǒng)功能支持從概念創(chuàng)意、設計、工藝、樣機制作、生產制造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創(chuàng)建、協(xié)同、應用和管理，幫助企業(yè)搭建起完善的文控體系、實現(xiàn)知識管理，徹底終結企業(yè)圖文檔資料管理混亂的現(xiàn)狀，讓企業(yè)的圖文檔管理 "井井有條"；同時具備高效的協(xié)同辦公（OA）功能，基于業(yè)務模式的流程模塊，幫助企業(yè)對內部管理進行深度挖掘和提升，優(yōu)化和固化各種業(yè)務流程，不斷地提升企業(yè)內控能力、管理水平和辦公效率，達到企業(yè)內部各部門協(xié)同工作、資源共享、效率卓越的先進管理模式，是企業(yè)繼ERP后重要的管理平臺。

三品EDM圖文檔管理系統(tǒng)可以管理的文檔包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、圖片、影音數(shù)據(jù)、代碼、檔案等各類設計數(shù)據(jù)。

3、圖文檔管理系統(tǒng)與加密系統(tǒng)的區(qū)別

從文檔管理的專業(yè)化以及改善來說，圖文檔管理系統(tǒng)更優(yōu)于加密以及OA系統(tǒng)，但是他們的區(qū)別和聯(lián)系在那里呢？接下來，我們就從以下例子和大家形象說明下：

圖文檔管理系統(tǒng)與加密系統(tǒng)針對文檔管理的形式就像出遠門的過程一樣，比如：從廣州去哈爾濱旅游，我們可以從家坐車到機場，再飛到哈爾濱，再驅車到達景點。這個過程中，圖文檔管理系統(tǒng)就像坐飛機，高效而且飛行的過程也不需要乘客把控，即系統(tǒng)會自動相關事宜；而我們只要前期明確好我們要坐的航班，時間點即可，在圖文檔系統(tǒng)里就是對文檔的分類管理，明確文檔歸屬于那塊，由誰負責，便于查找和管理；機票就如文檔的編碼一樣，保障文件的唯一性以及一一對應性，保障文件不會查找錯誤；而航班的變更，登機口的變更都有明確的記錄和說明，在圖文檔管理中亦如此，保障文檔變更過程有跡可循，并且永遠都是更新的，不會出現(xiàn)登錯飛機機走錯口的情況；圖文檔系統(tǒng)的安全管理就如機場的安檢一般，保障文件的安全；系統(tǒng)還會和飛機上的廣播一樣提醒您相關事宜。而坐車的過程就是加密系統(tǒng)，保障文件在初始時的安全以及終端輸出的安全，保證文件在傳送給供應商和客戶處的安全可控。

但加密系統(tǒng)就不能辦到這些嗎？也可以，就像自駕一樣，我們從家直接驅車到哈爾濱的景點。但長途旅行過程中，我們需要自己駕控座駕，清楚線路是怎么走的，全程保持清醒，否則走錯了路口就要繞一個大圈子才能回到正路上。這中間由于路途遙遠，可能要花一至兩天才能到達目的地，費時費力不說，路程費用也遠遠高于前一種方式。

轉換到實際的文檔管理中，加密系統(tǒng)對于文檔的管理僅能控制其在共享方面的安全性，保證文件在流轉過程受控制不易被泄露。但是對于文件的存放合理性、文件的版本的有效性以及文檔審批的管控卻無法實現(xiàn)，依舊只能依靠人為去把控和管理這些環(huán)節(jié)，但這些環(huán)節(jié)恰恰是人為控制容易出錯的地方。從而可以看出加密系統(tǒng)是可以很好輔助圖紙文檔管理系統(tǒng)，確保脫離圖紙文檔管理系統(tǒng)也受到同樣級別的安全保障，但無法勝任對實際工作管理的應用。

4、圖文檔管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的區(qū)別

相對于加密系統(tǒng)，許多人想到OA系統(tǒng)可以有效填補加密系統(tǒng)的空白，但對于文檔管理工作，圖文檔管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的區(qū)別就如火車票一樣。

OA系統(tǒng)對文檔的管理過程就如同過去買火車票出行，票的真?zhèn)纬丝蜎]辦法辨識，檢票時也沒有人能核實票的真?zhèn)?，由于是人工檢票，不同日期的票也都可能弄錯，只有上了車有人和你坐同一個位子才發(fā)現(xiàn)出問了題，OA系統(tǒng)就是這樣，僅能對保管文件，但中間文件不同版本哪個才是正確的沒辦法保障，只有到后面出現(xiàn)問題，才知道系統(tǒng)中的文件和實際有差別，也是由于OA系統(tǒng)的審批無法實現(xiàn)對文件的受控做到有效標識，文件和審批過程依舊是兩張皮，所以文件的有效性得不到保障；而OA系統(tǒng)缺乏對行為的控制，就如原來的檢票過程一樣，只認票，只要有票是不是本人都可以進站坐車，導致無法保障文檔的安全有效。

圖文檔管理系統(tǒng)對文檔管理則更加科學有效，就如現(xiàn)在買高鐵票出行，每張票都與個人信息相掛鉤，每張車票都具有唯一性和有效性；而文件的審批都可以如檢票過程一樣，可以自動完成審批過程；自動化的過程可有效的檢測出是否為當日車次的正規(guī)票，圖文檔管理系統(tǒng)就是通過版本管理的機制，自動保存并處理各個文件不同版本，并通過安全機制有效保障文檔在系統(tǒng)內受保障。

OA系統(tǒng)有對文檔的管理作用，雖也能有效的提醒相關人員工作事宜，但其更多的在人事管理上能起到更大的作用，所以在文檔的管理方面，OA與圖文檔管理系統(tǒng)比起來依舊是層次較膚淺。