因此，企業(yè)亟需搭建并實施一套權(quán)責(zé)清晰、流程嚴(yán)謹(jǐn)、執(zhí)行高效的圖紙管理系統(tǒng)，明確設(shè)計、審批、變更及分發(fā)各環(huán)節(jié)的責(zé)任分工，提升流程效率，保障技術(shù)的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及過程可控性，筑牢質(zhì)量與安全防線，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供堅實支撐。

本文以三品PLM系統(tǒng)為例，闡述如何將圖紙審批變更外發(fā)流程固化為電子化流程，解決以往項目任務(wù)輸出與事務(wù)審批協(xié)同效率低下的痛點，使之成為項目團(tuán)隊的規(guī)范化協(xié)同平臺，顯著提升工作效率。

圖紙電子化管理的操作基礎(chǔ)

在應(yīng)用具體圖紙管理流程前，需熟悉三品PLM系統(tǒng)的基本操作邏輯，為流程執(zhí)行提供支撐:

（一）任務(wù)跟蹤與文檔創(chuàng)建

用戶登錄三品PLM系統(tǒng)后，單擊【項目管理】>【項目跟蹤】，選擇“我參與的任務(wù)”，即可查看當(dāng)前負(fù)責(zé)的項目及任務(wù)清單。

（二）文檔編輯與版本控制

選擇負(fù)責(zé)的任務(wù)，【右鍵】>【屬性】，彈出任務(wù)屬性對話框。切換到“任務(wù)輸出”標(biāo)簽頁，可在此創(chuàng)建新文檔或?qū)氍F(xiàn)有文檔。

新增文檔后，選中該文檔，【右鍵】>【生命周期】>【檢出】，即可進(jìn)行編輯。編輯完成后保存文件，并執(zhí)行【檢入】操作，完成版本更新。

（三）啟動審批流程

在“任務(wù)輸出”標(biāo)簽頁下，選中已完成編輯或?qū)肭倚枰獙徍说奈募?如設(shè)計圖紙)，【右鍵】>【創(chuàng)建工作流】，即可啟動對該文件的審批流程。

圖紙管理流程詳解

基于上述操作基礎(chǔ)，下面介紹圖紙生命周期中最關(guān)鍵的三大流程:設(shè)計審批流程、變更管理流程、外發(fā)控制流程。這些流程在三品PLM系統(tǒng)中均可配置為電子化工作流，實現(xiàn)自動化流轉(zhuǎn)與監(jiān)控。

(一)設(shè)計圖紙審批流程:確保設(shè)計合規(guī)與準(zhǔn)確

設(shè)計圖紙完成后，需經(jīng)過嚴(yán)格的多級審核才能進(jìn)入下一階段或正式發(fā)布。優(yōu)化此流程的核心目標(biāo)是提高審核效率、提升審核質(zhì)量并加強(qiáng)各方溝通協(xié)作。

1、設(shè)計人員提交圖紙：設(shè)計人員完成圖紙設(shè)計并自檢后，在三品PLM系統(tǒng)中通過“創(chuàng)建工作流”功能將圖紙?zhí)峤唤o相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人啟動審核流程。

2、初步審核：由設(shè)計團(tuán)隊內(nèi)部的校對人員或相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)。重點檢查圖紙的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，包括尺寸標(biāo)注、技術(shù)要求、圖例使用、制圖標(biāo)準(zhǔn)符合性等基礎(chǔ)要素是否正確無誤。

3、專業(yè)審核：根據(jù)圖紙涉及的專業(yè)領(lǐng)域，由對應(yīng)的專業(yè)工程師或資深專家進(jìn)行深度審核。

4、綜合審核：由項目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行。此環(huán)節(jié)從整體項目角度出發(fā)，協(xié)調(diào)各專業(yè)接口，審查不同專業(yè)圖紙之間的協(xié)調(diào)一致性，評估設(shè)計對項目成本、進(jìn)度、安全、環(huán)保等目標(biāo)的整體影響。

通過電子化審批流程，三品PLM系統(tǒng)可自動通知相關(guān)人員、匯總意見、追蹤閉環(huán)。

5、流程啟動與流轉(zhuǎn)：在“創(chuàng)建工作流”對話框中選擇預(yù)設(shè)的“設(shè)計審批流程”，單擊【確認(rèn)】。在“新建工作流”對話框中，單擊【應(yīng)用】，切換到“流程圖”標(biāo)簽頁，確認(rèn)流程步驟無誤后，單擊【啟動】按鈕。審批流程即按預(yù)設(shè)的箭頭順序(如:提交->初審->專業(yè)審->綜合審->批準(zhǔn))自動流轉(zhuǎn)執(zhí)行。

(二)圖紙變更管理流程:保障知識資產(chǎn)修改的嚴(yán)謹(jǐn)性

處于“歸檔狀態(tài)”或“發(fā)布狀態(tài)”的圖紙，代表企業(yè)的正式知識財庫。三品PLM系統(tǒng)對此類文檔進(jìn)行嚴(yán)密保護(hù)，禁止直接修改屬性或數(shù)據(jù)。任何修訂需求都必須通過嚴(yán)格的變更管理流程進(jìn)行，確保對知識資產(chǎn)的修改是在嚴(yán)謹(jǐn)評估和受控狀態(tài)下完成的。

1、提出更改申請:當(dāng)發(fā)現(xiàn)已審批發(fā)布的圖紙存在問題或需要改進(jìn)時，由相關(guān)責(zé)任人在系統(tǒng)中發(fā)起變更流程起點，填寫《圖紙更改申請單》，詳細(xì)說明更改的原因、具體內(nèi)容、預(yù)期影響范圍。

2、審批更改申請:審核通過的更改申請，提交至具有相應(yīng)權(quán)限的審批人(如項目負(fù)責(zé)人、部門主管)。審批人需基于項目整體情況、資源狀況、變更緊迫性和潛在影響作出最終決策。

3、實施更改:獲得批準(zhǔn)的更改申請，三品PLM系統(tǒng)會將關(guān)聯(lián)圖紙狀態(tài)調(diào)整為可修改(如自動檢出給申請人)。設(shè)計人員根據(jù)批準(zhǔn)A的更改要求進(jìn)行修改，并在圖紙上清晰注明更改標(biāo)記、版本號、更改日期和更改人信息。修改完成后，執(zhí)行【檢入】操作。

4、重新審核與審批:更改后的圖紙必須重新經(jīng)歷完整的審核與審批流程(即回到“設(shè)計圖紙審批流程”)，確保更改內(nèi)容的正確性、合規(guī)性，以及與原始批準(zhǔn)圖紙相關(guān)部分的協(xié)調(diào)一致性。

(三)圖紙外發(fā)審批流程:控制信息分發(fā)與安全

將企業(yè)內(nèi)部圖紙?zhí)峁┙o外部方，涉及信息安全與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，必須嚴(yán)格管控。

1、提交外發(fā)申請：當(dāng)業(yè)務(wù)需要(如委托加工、客戶確認(rèn)、報建報批)需外發(fā)圖紙時，由相關(guān)責(zé)任人(如項目經(jīng)理、銷售工程師)在三品PLM系統(tǒng)中發(fā)起外發(fā)申請流程。申請需明確說明外發(fā)原因、接收方詳細(xì)信息(單位、聯(lián)系人)、外發(fā)圖紙的具體內(nèi)容與范圍(圖號、版本)、外發(fā)方式及時限要求。

2、審核外發(fā)申請：申請?zhí)峤缓?，由相關(guān)部門(如設(shè)計部門確認(rèn)技術(shù)版本、法務(wù)/保密部門評估風(fēng)險、項目部確認(rèn)必要性)進(jìn)行審核。重點評估外發(fā)的業(yè)務(wù)合理性、安全性，檢查圖紙是否包含敏感信息、核心技術(shù)或知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容，確認(rèn)外發(fā)范圍是否恰當(dāng)。

3、審批外發(fā)申請：審核通過的外發(fā)申請，提交至具有外發(fā)審批權(quán)限的責(zé)任人(如部門總監(jiān)、分管領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行最終審批。審批人依據(jù)公司保密規(guī)定、信息安全政策和項目具體情況作出是否批準(zhǔn)的決定。

4、發(fā)布與外發(fā)執(zhí)行：審批通過后，在系統(tǒng)中對外發(fā)圖紙執(zhí)行【發(fā)布】操作?！鞍l(fā)布”操作會確定最終外發(fā)版本(文檔狀態(tài)變?yōu)殒i定狀態(tài)，圖標(biāo)呈現(xiàn)綠色，不可再編輯修改)，并可填寫發(fā)布。系統(tǒng)管理員或授權(quán)人員根據(jù)審批結(jié)果和發(fā)布記錄，通過安全可靠的渠道將圖紙外發(fā)給指定接收方，并詳細(xì)記錄外發(fā)時間、接收方確認(rèn)回執(zhí)等關(guān)鍵信息，確保全過程可追溯。