1 企業(yè)圖文檔管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展和數(shù)字化設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，各種技術(shù)資料和電子文件日益龐大，圖文檔管理工作面臨新的變化和考驗(yàn)。設(shè)計(jì)帶來(lái)高效的同時(shí)也給企業(yè)技術(shù)管理提出了新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)的圖紙文檔分散在各個(gè)部門的個(gè)人電腦上，造成企業(yè)圖文檔資料數(shù)據(jù)分散性和信息孤島的客觀存在，企業(yè)在進(jìn)行圖文檔管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問(wèn)題：

a.  海量的圖文檔數(shù)據(jù)存放混亂，企業(yè)文檔體系不夠完善？

b. 大量的圖紙、文件安全保密問(wèn)題及因?yàn)槿藛T流動(dòng)而產(chǎn)生的危機(jī)？

c.  圖文檔發(fā)生更改時(shí)，容易出現(xiàn)版本出錯(cuò)的問(wèn)題，紙質(zhì)圖紙和電子圖紙不一致的情況？

d.  是否遇到這樣的情況，設(shè)計(jì)過(guò)程中急需一張圖紙，結(jié)果找了一天也找不到？

e.  如何更好地加強(qiáng)產(chǎn)品組件化、模塊化設(shè)計(jì)，提高產(chǎn)品設(shè)計(jì)重用，減少零部件種類？

f.  業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，審簽手工流轉(zhuǎn)，費(fèi)時(shí)耗力，如何規(guī)范和提高效率？

g.  如何實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、數(shù)字化管理？

2 PLM中圖文檔管理解決方案

三品軟件是中國(guó)信息化領(lǐng)域自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)軟件優(yōu)秀代表和知名品牌，是中國(guó)先進(jìn)的EDM/PDM/PLM提供商。三品圖文檔管理系統(tǒng)（三品EDM）是在三品軟件總結(jié)并濃縮多年制造業(yè)解決方案的基礎(chǔ)上形成的一套簡(jiǎn)單易用、部署方便、快速見(jiàn)效的技術(shù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，通過(guò)成熟的解決方案解決用戶基礎(chǔ)也是迫切的圖文檔管理問(wèn)題。

三品EDM（Enterprise Data Management & Collaborative System企業(yè)圖文檔協(xié)同管理系統(tǒng)）是企業(yè)先進(jìn)的圖文檔管理及協(xié)同辦公平臺(tái)，強(qiáng)大的系統(tǒng)功能支持從概念創(chuàng)意、設(shè)計(jì)、工藝、樣機(jī)制作、生產(chǎn)制造、銷售、維護(hù)到報(bào)廢產(chǎn)品全生命周期各個(gè)階段的信息創(chuàng)建、協(xié)同、應(yīng)用和管理，幫助企業(yè)搭建起完善的文控體系、實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，徹底終結(jié)企業(yè)圖文檔資料管理混亂的現(xiàn)狀，讓企業(yè)的圖文檔管理 "井井有條"；同時(shí)具備高效的協(xié)同辦公（OA）功能，基于業(yè)務(wù)模式的流程模塊，幫助企業(yè)對(duì)內(nèi)部管理進(jìn)行深度挖掘和提升，優(yōu)化和固化各種業(yè)務(wù)流程，不斷地提升企業(yè)內(nèi)控能力、管理水平和辦公效率，達(dá)到企業(yè)內(nèi)部各部門協(xié)同工作、資源共享、效率卓越的先進(jìn)管理模式，是企業(yè)繼ERP后重要的管理平臺(tái)。

三品EDM圖文檔管理系統(tǒng)可以管理的文檔包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、圖片、影音數(shù)據(jù)、代碼、檔案等各類設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。

三品EDM圖文檔管理解決方案的優(yōu)勢(shì)：

a. 軟件操作的每一個(gè)細(xì)節(jié)上都充分考慮工程師的日常習(xí)慣，讓軟件更加易用，更加高效，更加人性化；

b. 嚴(yán)格的變更控制機(jī)制為文檔版本控制提供保障；

c. 結(jié)合工作看板功能讓工程師工作更高，讓管理者監(jiān)控更透明；

d. 軟件核心和構(gòu)架與三品PDM/PLM版完全相同，支持大容量用戶和異地設(shè)計(jì)構(gòu)架，支持無(wú)縫升級(jí)到三品PDM/PLM版，具備PLM的全部?jī)?yōu)點(diǎn)，充分保障客；

e. 內(nèi)置三品軟件十余年為數(shù)百家企業(yè)成功實(shí)施產(chǎn)品開發(fā)管理的經(jīng)驗(yàn)，使產(chǎn)品開發(fā)管理水平快速與國(guó)內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)同步；

f. 三品軟件專業(yè)團(tuán)隊(duì)不斷研究產(chǎn)品設(shè)計(jì)過(guò)程的管理成果，保證系統(tǒng)不斷升級(jí)，讓用戶得到新的管理經(jīng)驗(yàn)和研究成果；

g. 標(biāo)準(zhǔn)化支持下的快速實(shí)施和導(dǎo)入方法，領(lǐng)先管理制度和產(chǎn)品開發(fā)過(guò)程同步建立。

圖文檔管理是企業(yè)技術(shù)管理基礎(chǔ)且重要的一環(huán)，在制造企業(yè)，生產(chǎn)依據(jù)往往以圖紙信息為準(zhǔn)，因此圖紙是數(shù)據(jù)源頭，有效控制圖紙文檔的完整性、一致性、正確性很關(guān)鍵。

三品EDM圖文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)組織提供完整的圖紙、技術(shù)文檔管理的解決方案，幫助企業(yè)搭建統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)管理平臺(tái), 讓企業(yè)積累的數(shù)據(jù)能真正實(shí)現(xiàn)“價(jià)值創(chuàng)造”的作用，而不只是簡(jiǎn)單的歷史堆積。

2.1 圖紙文檔集中管理，建立企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)中心

利用三品EDM系統(tǒng)建立企業(yè)級(jí)電子化的圖文檔管理中心，通過(guò)強(qiáng)大的圖文檔生命周期管理功能，使得企業(yè)各級(jí)應(yīng)用人員能夠在企業(yè)統(tǒng)一的平臺(tái)上，支持從概念創(chuàng)意、設(shè)計(jì)、工藝、樣機(jī)制作、生產(chǎn)制造、銷售、維護(hù)到報(bào)廢產(chǎn)品全生命周期各個(gè)階段的信息創(chuàng)建、協(xié)同、應(yīng)用和管理。通過(guò)建立企業(yè)圖文檔數(shù)據(jù)中心，則企業(yè)要求各個(gè)部門取消各自部門的數(shù)據(jù)服務(wù)器，而將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到統(tǒng)一的企業(yè)圖文檔管理中心，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)圖文檔數(shù)據(jù)中心7×24小時(shí)對(duì)用戶部門開放，所有應(yīng)用人員能夠在權(quán)限控制的基礎(chǔ)上上傳、下載、申請(qǐng)借閱各類圖文檔資料，從而能夠：

a. 保證企業(yè)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和企業(yè)知識(shí)的積累，構(gòu)建企業(yè)知識(shí)庫(kù)；

b. 保障數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和高效流轉(zhuǎn)；

c.  統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，保證圖文檔數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性；

d.  減少用戶部門對(duì)各自的數(shù)據(jù)服務(wù)器的維護(hù)工作量；

e.  更好的建立科學(xué)完善的數(shù)據(jù)備份管理機(jī)制，減低數(shù)據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)性。

2.2 圖紙文檔分類管理，數(shù)據(jù)井井有條

三品EDM提供基于規(guī)則和手工靈活分類的兩種數(shù)據(jù)分類方法，幫助企業(yè)對(duì)圖文檔資料進(jìn)行分類管理。企業(yè)數(shù)據(jù)中心分為文檔工作區(qū)、文檔歸檔區(qū)、文檔發(fā)布區(qū)，各種受控狀態(tài)的數(shù)據(jù)井井有條，方便管理和查詢應(yīng)用。

文檔還可以按照類型進(jìn)行管理，通過(guò)分類不僅支持用戶可以模板快速創(chuàng)建和便捷查找，而且通過(guò)分類對(duì)同一類文檔采用相同的管理策略，如文檔的成熟度控制，不同文檔分別有不同的編碼、不同的審批流程和歸檔路徑。圖文檔的具體分類在實(shí)施時(shí)會(huì)根據(jù)客戶的文檔種類進(jìn)行組織，如產(chǎn)品圖紙、技術(shù)合同、立項(xiàng)報(bào)告分類等。

三品EDM文檔管理采用類WINDOWS的文件管理方式設(shè)計(jì)，熟悉的操作習(xí)慣，使用人員可以快速上手，輕松應(yīng)用?？蓽p輕企業(yè)人力資源部門對(duì)新老員工的大量的培訓(xùn)指導(dǎo)工作。

2.3 嚴(yán)密的權(quán)限控制機(jī)制

a. 維護(hù)數(shù)據(jù)的安全是三品EDM重要的功能之一，多重安全機(jī)制確保數(shù)據(jù)的安全，也使得“正確的人做正確的操作”；

b.  系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，脫離三品EDM系統(tǒng)后，用戶無(wú)法打開這些圖紙和文檔，加密具有獨(dú)享性；

c.  三品EDM系統(tǒng)通過(guò)客戶端與電子倉(cāng)庫(kù)連接，用戶在客戶端進(jìn)行登錄時(shí)，首先需要輸入自己的用戶名和密碼，用戶名或密碼不正確，用戶無(wú)法登錄到系統(tǒng)中；

d.  三品EDM系統(tǒng)在對(duì)象權(quán)限這塊就細(xì)化為角色權(quán)限（初始權(quán)限）、定義權(quán)限、經(jīng)過(guò)權(quán)限和繼承權(quán)限，擁有同行業(yè)完善的權(quán)限管理功能；

e.  三品EDM系統(tǒng)建立起基于流程的數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)受控、更改的嚴(yán)謹(jǐn)性和合法性；

f.  三品EDM系統(tǒng)回收站功能保護(hù)企業(yè)避免有意無(wú)意的數(shù)據(jù)破壞。

2.4 編碼管理，強(qiáng)大的編碼器，編碼系統(tǒng)自動(dòng)生成

a. 系統(tǒng)自定義任何規(guī)則的編碼器，任何有編碼的地方實(shí)現(xiàn)輕松編碼；

b. 編碼可以自動(dòng)關(guān)聯(lián)編碼器生成或手動(dòng)生成，準(zhǔn)確唯一，編碼再無(wú)煩惱；

c. 根據(jù)編碼進(jìn)行各種查詢：模糊查詢、精確查詢和導(dǎo)航查詢。

2.5 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索和定位功能

a. 三品EDM搜索引擎不單為零部件、圖紙、文檔等提供查詢功能，對(duì)于人員、角色、機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目、工作流任何對(duì)象同樣提供查詢功能，強(qiáng)大的搜索引擎功能把產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的人和物等對(duì)象類型在任何需要的地方都能篩選出來(lái)。用戶再不用“滿世界”找資料了；

b. 查詢條件可以保存起來(lái)，方便下次再利用；

c. 對(duì)于查詢結(jié)果可以直接瀏覽屬性、以及生命周期管理等有關(guān)操作，也可以定位到對(duì)象所在的位置。

2.6 智能的版本升級(jí)管理

文檔的版本用于控制文檔的有效性及跟蹤文檔的變化歷史。根據(jù)檢入、檢出、修訂操作，系統(tǒng)將自動(dòng)更新版本號(hào)，支持大版本和小版本，大的修改可以升級(jí)版本，小的改動(dòng)可以升級(jí)版次。

2.7 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)變更管理

設(shè)計(jì)變更每天都在企業(yè)中發(fā)生，因設(shè)計(jì)變更管理不善而對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的案例舉不勝舉。在三品EDM系統(tǒng)內(nèi)，歸檔后的數(shù)據(jù)應(yīng)啟動(dòng)變更管理流程。一旦變更流程啟動(dòng)后，就可以按照預(yù)先規(guī)劃好的步驟進(jìn)行。變更完成后，每個(gè)用到該文件的地方得到的都是新版本的數(shù)據(jù)，相關(guān)人員會(huì)通過(guò)流程得到變更通知單，更改單將自動(dòng)與修改對(duì)象關(guān)聯(lián)，以便隨時(shí)查閱。

a. 變更評(píng)估及申請(qǐng)：選取變更對(duì)象后，系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)估與其相關(guān)的文檔、BOM、模具等數(shù)據(jù)，導(dǎo)入或直接建立變更申請(qǐng)單。準(zhǔn)備好后啟動(dòng)一個(gè)審批流程來(lái)確認(rèn)變更的可行性。

b. 變更執(zhí)行：一旦變更申請(qǐng)得到了批準(zhǔn)，變更對(duì)象及其影響的對(duì)象就會(huì)自動(dòng)在工作區(qū)創(chuàng)建新的版本，變更執(zhí)行人受到執(zhí)行通知后，就可以對(duì)新版本進(jìn)行修改。

c. 變更協(xié)作：如果變更的執(zhí)行涉及到其它部門，如模具部，可以通過(guò)協(xié)調(diào)流程或郵件進(jìn)行確認(rèn)和溝通。

d. 變更確認(rèn)：新版本的數(shù)據(jù)修改完成后，要通過(guò)流程進(jìn)行校審。

e. 數(shù)據(jù)同步：如果變更對(duì)象是設(shè)計(jì)類文檔，那么變更將引起零部件及BOM版本的自動(dòng)更新，這些自動(dòng)產(chǎn)生的新版數(shù)據(jù)也要通過(guò)流程進(jìn)行校審。

f. 變更通知：通過(guò)郵件系統(tǒng)將變更通知發(fā)到各部門，并跟蹤其接收情況……

2.8 完善的發(fā)布管理

鑒于圖紙等技術(shù)資料的重要性和嚴(yán)謹(jǐn)性，很多制造企業(yè)發(fā)布資料時(shí)都有比較規(guī)范的管理機(jī)制，但同樣存在諸多問(wèn)題，比如文控部門發(fā)布紙質(zhì)資料，紙張成本居高不下；又比如需要進(jìn)行大量的登記管理、分發(fā)回收工作，工作瑣碎需要投入很大的工作量，如果登記管理不清楚，當(dāng)圖紙更改時(shí)，經(jīng)常無(wú)法及時(shí)回收舊版圖紙，造成很大的圖紙誤產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。

三品軟件提倡企業(yè)應(yīng)建立基于電子檔的發(fā)布管理規(guī)范，當(dāng)電子檔的圖紙發(fā)布下去以后，各應(yīng)用部門按照需要進(jìn)行打印，無(wú)需紙質(zhì)版本的部門可以不用打印，這樣便可以減少打印的份數(shù)，節(jié)省企業(yè)紙張的浪費(fèi)。另外，基于電子檔的發(fā)布管理，保障數(shù)據(jù)的唯一性，更改時(shí)可以同步更新所有接收部門的數(shù)據(jù)，達(dá)到版本的統(tǒng)一。

同時(shí)三品EDM系統(tǒng)擁有完善的發(fā)布管理功能，文控人員可以方便快捷的查看發(fā)布記錄、控制發(fā)布的時(shí)效（智能回收）、管理簽收工作和控制發(fā)布資料對(duì)應(yīng)的應(yīng)用部門的權(quán)限。發(fā)布管理是企業(yè)圖文檔管理很重要的一環(huán)。

2.9 與CAD/EDA/ERP系統(tǒng)輕松集成

a. 三品EDM提供與各種主流CAD/EDA軟件進(jìn)行集成的功能接口和工具，其集成的三維CAD軟件包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等，二維CAD軟件包括AutoCAD、CAXA電子圖板、中望CAD、浩辰CAD及其他數(shù)據(jù)格式為DWG的各類CAD繪圖軟件；電子設(shè)計(jì)EDA軟件包括AD、Protel、Candence等。

b. 一方面系統(tǒng)能夠從已完成的圖紙中提取物料的屬性信息和裝配信息，自動(dòng)生成產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹和BOM物料清單；更深入地，三品EDM提供集成在設(shè)計(jì)軟件中的在線菜單，實(shí)現(xiàn)從設(shè)計(jì)軟件中對(duì)EDM存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、獲取、編輯等操作；系統(tǒng)還提供細(xì)致的設(shè)計(jì)輔助功能，當(dāng)工程師修改圖紙時(shí)，自動(dòng)判斷有相互裝配關(guān)系或相互參數(shù)約束關(guān)系的圖紙，避免設(shè)計(jì)改動(dòng)的遺留，提高設(shè)計(jì)輸出的準(zhǔn)確率。

c. 三品EDM系統(tǒng)通過(guò)功能強(qiáng)大的圖形瀏覽器，可以瀏覽200多種文件格式的文件，包括主流的CAD數(shù)據(jù)及辦公軟件數(shù)據(jù)；

d. 在各種審批流程中，各級(jí)主管可以對(duì)圖紙進(jìn)行圈紅批閱；

e. 圈閱內(nèi)容與圖紙版本關(guān)聯(lián)保存。

f. 三品PLM實(shí)現(xiàn)了與市面上常見(jiàn)的ERP應(yīng)用集成，包括SAP、ORACLE、用友ERP、金蝶ERP等等。

2.10 獨(dú)創(chuàng)的打印標(biāo)識(shí)功能

為了更好的標(biāo)識(shí)企業(yè)數(shù)據(jù)管理中心的圖紙等資料的受控狀態(tài)，三品軟件開創(chuàng)性的實(shí)現(xiàn)了打印資料的水印標(biāo)識(shí)功能。當(dāng)圖文檔需要打印時(shí)，自動(dòng)添加如公司名稱、文檔狀態(tài)、版本信息、打印日期等水印信息。

2.11 強(qiáng)大的工作流模塊，讓協(xié)同讓輕松高效

三品EDM采用領(lǐng)先的基于業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)模式，打造“企業(yè)全員業(yè)務(wù)中心”，幫助企業(yè)規(guī)范、梳理、重組、落實(shí)公司各組織內(nèi)的業(yè)務(wù)流程。訂單、合同、圖紙、技術(shù)資料在企業(yè)各部門中高效地流轉(zhuǎn)，為企業(yè)帶來(lái)全方位的效益提升。企業(yè)業(yè)務(wù)即便涉及多個(gè)地區(qū)，多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，也能很好地協(xié)同相關(guān)工作人員的活動(dòng)。

企業(yè)可以通過(guò)工作流程管理，將業(yè)務(wù)流程相對(duì)固定化，使得一項(xiàng)工作在網(wǎng)絡(luò)中按照設(shè)定好的流程自動(dòng)進(jìn)行，從技術(shù)上保證了制定好的工作流程得以順利實(shí)現(xiàn)。在流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)都可設(shè)置質(zhì)量活動(dòng)，可以按照質(zhì)量管理體系的要求保留質(zhì)量活動(dòng)記錄。

a. 三品EDM的工作流程管理模塊目的是推進(jìn)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化；

b. 工作流程管理能夠在員工之間、部門之間以及企業(yè)內(nèi)部自動(dòng)地實(shí)現(xiàn)工作的流動(dòng)、文檔的流動(dòng)以及任務(wù)的流動(dòng)，同時(shí)提供強(qiáng)大的管理和跟蹤能力，幫助企業(yè)主管了解和監(jiān)控工作的進(jìn)展?fàn)顩r和完成狀況，加快審批過(guò)程和更改過(guò)程。工作流程使 “企業(yè)規(guī)范管人”成為可能，也改善了人與人之間、部門與部門之間的信息流動(dòng)效率；

c. 系統(tǒng)為用戶提供方便、直觀的流程定義工具，管理人員根據(jù)企業(yè)流程定義不同類的工作流程模，如審核、ECR/ECN、發(fā)布、分發(fā)等流程；

d. 當(dāng)有新的工作到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示用戶，當(dāng)工作流程結(jié)束時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)郵件或消息通知流程執(zhí)行人或具體指定的通知人員。支持流程代理執(zhí)行功能，當(dāng)用戶出差時(shí)流程自動(dòng)轉(zhuǎn)到代理人處理。

2.12 實(shí)用的消息、郵件、工作計(jì)劃管理的功能

為了更好地實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)同和管理，三品EDM還集成了實(shí)用的郵件系統(tǒng)，即時(shí)消息和個(gè)人工作計(jì)劃管理的功能。郵件和消息這些實(shí)用功能讓用戶之間工作協(xié)同更加及時(shí)方便，首頁(yè)的工作計(jì)劃提醒讓用戶不會(huì)遺忘任何一項(xiàng)工作。